ЕГАИС для ресторана: подключение и работа в 2025 году

Если в вашем ресторане, баре или кафе продаётся алкоголь, вы обязаны работать с ЕГАИС. Это не рекомендация, а требование закона. За нарушения штрафуют на суммы до 200 000 рублей и могут отозвать лицензию.

В этой статье разберём, как подключиться к ЕГАИС, какое оборудование потребуется, как вести учёт по новым правилам 2025 года и что изменилось в последнее время.

Что такое ЕГАИС и кому нужна

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это платформа для учёта оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Через неё все данные о движении алкоголя поступают в Росалкогольтабакконтроль (бывший Росалкогольрегулирование).

Кто обязан подключиться:

• Рестораны и кафе, продающие алкоголь
• Бары и пабы
• Ночные клубы
• Гостиницы с баром или рестораном
• Магазины, торгующие алкоголем

Учёт нужен по любому алкоголю: пиво, сидр, медовуха, вино, крепкие напитки. Даже если продаёте только пиво, ЕГАИС обязателен.

Что изменилось в 2024-2025 году

За последний год в работе с ЕГАИС произошли серьёзные изменения. Вот ключевые:

Порционный учёт крепкого алкоголя

С 1 июля 2024 года вскрытая бутылка больше не считается проданной. Раньше можно было списать бутылку целиком при вскрытии. Теперь нужно учитывать каждую порцию: 50 мл виски, 30 мл коньяка в кофе, 100 мл вина в бокале.

Система ЕГАИС ведёт учёт вплоть до миллилитра. Если использовали 10 граммов коньяка для приготовления блюда, это тоже нужно отразить.

Отмена деклараций по пиву

С 15 января 2025 года отменена обязанность сдавать декларации об обороте пива и слабоалкогольных напитков. Это упростило жизнь заведениям, которые продают только пиво.

Электронный документооборот по пиву

С 1 марта 2025 года обязателен электронный документооборот (ЭДО) при работе с кеговым пивом. С 1 сентября 2025 года ЭДО станет обязательным и для бутылочного/баночного пива.

Какое оборудование нужно

Для работы с ЕГАИС потребуется следующее оборудование:

Обязательное

• Компьютер с доступом в интернет. Windows XP и выше, оперативная память от 2 ГБ. Нужен в каждой торговой точке.
• 2D-сканер штрихкодов. Для считывания акцизных марок и кодов маркировки. Обычный линейный сканер не подойдёт.
• Криптоключ. JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0. На него записывается электронная подпись.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получается в аккредитованном удостоверяющем центре.
• Онлайн-касса. С поддержкой работы с ЕГАИС.

Программное обеспечение

• УТМ (универсальный транспортный модуль). Бесплатная программа от Росалкогольтабакконтроля для обмена данными с ЕГАИС.
• Товароучётная система. Для ведения учёта остатков, приёмки и списания алкоголя.

Сколько стоит подключение

Само подключение к ЕГАИС бесплатное. Но оборудование придётся купить:

• 2D-сканер: 3 000 — 8 000 рублей
• Криптоключ: 1 500 — 2 500 рублей
• КЭП на год: 3 000 — 5 000 рублей
• Товароучётная система: от 0 (есть бесплатные) до 15 000 рублей в год

Итого без учёта компьютера и кассы: примерно 10 000 — 20 000 рублей на старте. Ежегодно нужно продлевать КЭП.

Как подключиться к ЕГАИС

Пошаговая инструкция по регистрации:

1. Получите лицензию на продажу алкоголя. Без неё подключиться к ЕГАИС нельзя. Лицензия выдаётся в региональном органе (обычно Минпромторг или профильный департамент).
2. Купите криптоключ и получите КЭП. Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. Понадобятся документы организации и паспорт руководителя.
3. Установите драйверы криптоключа. Скачайте с сайта производителя (JaCarta или Рутокен).
4. Зайдите на сайт Росалкогольтабакконтроля. Выберите «Личный кабинет» → «Электронные услуги».
5. Пройдите проверку оборудования. Система проверит, что криптоключ подключён и работает корректно.
6. Войдите в личный кабинет. Используйте криптоключ и PIN-код.
7. Сформируйте RSA-ключ. Это сертификат для защищённого соединения с ЕГАИС. Понадобятся два пароля, которые выдали с криптоключом.
8. Добавьте торговые точки. Укажите адреса, КПП, данные лицензии.
9. Установите УТМ. Скачайте с сайта Росалкогольтабакконтроля, установите на компьютер в каждой точке.
10. Настройте товароучётную систему. Подключите её к УТМ для обмена данными.

После настройки система готова к работе. Первым делом нужно провести инвентаризацию и внести остатки алкоголя в ЕГАИС.

Как вести учёт алкоголя

Ежедневная работа с ЕГАИС включает три основных процесса:

Приёмка алкоголя

Когда поставщик привозит алкоголь, вы получаете электронную накладную в ЕГАИС. Нужно:

1. Проверить, что количество и номенклатура соответствуют накладной
2. Отсканировать акцизные марки на каждой бутылке
3. Подтвердить приёмку в системе

После подтверждения алкоголь появляется на вашем балансе в ЕГАИС.

Продажа и списание

При продаже алкоголя гостю нужно зафиксировать это в ЕГАИС. Порядок действий:

1. При вскрытии бутылки отсканируйте акцизную марку
2. Зафиксируйте продажу порции (50 мл, 100 мл и т.д.)
3. Данные автоматически уходят в ЕГАИС через УТМ

Если алкоголь списывается по другим причинам (бой, порча, использование в готовке), это тоже нужно отразить актом списания.

Сверка остатков

Регулярно сверяйте остатки в своей системе с остатками в ЕГАИС. Расхождения нужно устранять: либо вы что-то забыли списать, либо есть ошибка в приёмке.

Штрафы за нарушения

Штрафы за нарушения в работе с ЕГАИС серьёзные:

За неподключение к ЕГАИС или непередачу данных

Статья 14.19 КоАП РФ:

• Должностные лица (ИП): 10 000 — 15 000 рублей
• Юридические лица: 150 000 — 200 000 рублей

Дополнительно могут конфисковать алкоголь, по которому не переданы данные.

За искажение данных или нарушение сроков

Статья 15.13 КоАП РФ:

• Должностные лица: 5 000 — 10 000 рублей
• Юридические лица: 50 000 — 100 000 рублей

При повторном нарушении в течение года могут отозвать лицензию на продажу алкоголя.

Как избежать штрафов

• Передавайте данные в ЕГАИС не позднее следующего рабочего дня
• Сканируйте каждую бутылку при приёмке и вскрытии
• Ведите порционный учёт крепкого алкоголя
• Регулярно сверяйте остатки
• Списывайте алкоголь, использованный в готовке

ЕГАИС и система автоматизации

Вести учёт алкоголя вручную через личный кабинет ЕГАИС можно, но это неудобно и отнимает время. Гораздо проще, когда система автоматизации ресторана сама передаёт данные в ЕГАИС.

Как это работает: официант принимает заказ на бокал вина, сканирует бутылку (если она новая), пробивает позицию. Система автоматически формирует акт списания и отправляет в ЕГАИС. Никакого ручного ввода.

При выборе системы автоматизации проверьте, что она поддерживает:

• Интеграцию с ЕГАИС через УТМ
• Порционный учёт крепкого алкоголя
• Сканирование акцизных марок
• Автоматическое формирование актов списания
• Сверку остатков с ЕГАИС

Итог

ЕГАИС обязательна для всех, кто продаёт алкоголь. С 2024 года учёт стал строже: нужно фиксировать каждую порцию крепкого алкоголя, а не просто списывать бутылки при вскрытии.

Для подключения понадобится криптоключ, КЭП, 2D-сканер и товароучётная система. Стартовые затраты — около 15 000 рублей, плюс ежегодное продление подписи.

Штрафы за нарушения — до 200 000 рублей для юрлиц, плюс возможная конфискация алкоголя и отзыв лицензии. Проще один раз настроить процессы, чем разбираться с последствиями.

Yupito интегрируется с ЕГАИС: автоматическая передача данных, порционный учёт, сверка остатков. Бармен сканирует бутылку, система сама отправляет акт списания. Если нужна помощь с настройкой — напишите нам.