Как сократить затраты на персонал в кафе

Владелец кафе жалуется: «На зарплаты уходит 300 тысяч в месяц, а официанты всё равно не справляются в выходные». При этом в будни половина персонала скучает без дела. Деньги тратятся, толку мало.

Затраты на персонал в общепите обычно составляют 20-30% от выручки. Это вторая по величине статья расходов после продуктов. И именно здесь скрыт большой потенциал оптимизации. Не за счёт урезания зарплат, а за счёт умной организации работы.

Сразу оговоримся: речь не о том, чтобы платить людям меньше. Это путь в никуда. Хорошие кадры уйдут, останутся те, кого больше никуда не берут. Сервис упадёт, гости перестанут приходить. Экономия на зарплатах — это экономия на будущем бизнеса.

Где теряются деньги на персонале

Прежде чем оптимизировать, нужно понять, куда уходят деньги. Типичные проблемы:

Раздутый штат

В штате 15 человек, а реально работают 10. Остальные — «на всякий случай». Бывший официант стал администратором, но продолжает делать то же самое. Есть отдельный человек на закупки, хотя это можно совместить.

Признак проблемы: сотрудники часто сидят без дела, особенно в будни.

Неоптимальный график

В понедельник утром на смене 5 официантов, а гостей — 10 человек за весь день. В субботу вечером те же 5 официантов, но гостей — 150. Кто-то скучает, кто-то зашивается.

Признак проблемы: жалобы на переработки в одни дни и простои в другие.

Высокая текучка

Каждый месяц кто-то увольняется. Новичков приходится обучать заново. Пока они учатся, работают медленнее и делают больше ошибок. Постоянный найм и обучение — это скрытые расходы.

Признак проблемы: средний срок работы сотрудника меньше 6 месяцев.

Ручная рутина

Официант записывает заказ на бумажку, несёт на кухню, потом бежит обратно уточнять. Администратор вручную считает выручку в конце дня. Бухгалтер переносит данные из одной таблицы в другую. Люди заняты, но не созданием ценности.

Признак проблемы: сотрудники жалуются на бумажную работу и беготню.

Оптимизация графика работы

Самый простой способ сократить затраты — привести количество людей в соответствие с нагрузкой.

Анализ загрузки по часам

Посмотрите статистику продаж за последние 2-3 месяца. В какие часы больше всего чеков? Когда пусто?

Типичная картина для городского кафе:

• 8:00-10:00 — завтраки, 10-15% дневной выручки
• 12:00-14:00 — обеденный пик, 25-30%
• 14:00-18:00 — спад, 15-20%
• 18:00-21:00 — вечерний пик, 30-35%
• 21:00-23:00 — спад, 10-15%

Гибкие смены

Вместо стандартных смен 8:00-20:00 сделайте несколько вариантов:

• Утренняя: 8:00-16:00 (завтраки + обед)
• Дневная: 11:00-19:00 (обед + начало вечера)
• Вечерняя: 16:00-закрытие (вечерний пик)
• Пиковая: 12:00-15:00 и 18:00-21:00 (только пики)

Пиковые смены подходят для студентов и тех, кто ищет подработку. Вы получаете дополнительные руки в самое нужное время.

Разная загрузка по дням

Пятница и суббота требуют больше людей, чем понедельник. Это очевидно, но многие игнорируют.

4 смены в неделю — это около 16 смен в месяц. При стоимости смены 2 000 рублей экономия составит 32 000 рублей ежемесячно. И это только официанты.

Автоматизация рутины

Часть работы, которую делают люди, может выполнять техника. Это не про роботов-официантов (пока что), а про разумное распределение задач.

Приём заказов

Классическая схема: гость зовёт официанта, диктует заказ, официант записывает, несёт на кухню, возвращается с уточнениями. На один заказ уходит 5-7 минут времени официанта.

С электронным меню гость сам выбирает блюда и отправляет заказ на кухню. Официант подходит только чтобы принести еду. Время на заказ — 0 минут.

Это не значит, что официанты не нужны. Они нужны — для сервиса, рекомендаций, решения проблем. Но рутинную работу по приёму заказов можно автоматизировать.

Расчёты и касса

Вместо того чтобы официант бегал с терминалом, гость может оплатить прямо со своего телефона. Счёт формируется автоматически, оплата уходит на расчётный счёт. Один этап обслуживания исключён.

Учёт и отчётность

Администратор тратит час в конце смены на подсчёт выручки, сверку кассы, заполнение таблиц. С автоматизированной системой всё считается само. Час в день — это 30 часов в месяц. Почти 4 полных рабочих дня.

Аутсорсинг второстепенных функций

Не всё нужно делать своими силами. Некоторые задачи дешевле и проще передать на сторону.

Уборка

Держать в штате уборщицу на полную ставку — это 25-35 тысяч рублей в месяц плюс налоги. При этом она нужна 2-3 часа утром и 1-2 часа вечером. Остальное время — или сидит без дела, или её нагружают другой работой.

Клининговая компания может убирать за 15-20 тысяч в месяц. Приходят, делают свою работу, уходят. Вы экономите и не занимаетесь управлением этим сотрудником.

Бухгалтерия

Штатный бухгалтер для небольшого кафе — избыточно. Бухгалтер на аутсорсе обойдётся в 10-15 тысяч рублей в месяц вместо 40-50 тысяч на штатного специалиста.

Доставка

Свои курьеры — это зарплаты, налоги, больничные, отпуска. Агрегаторы доставки берут комиссию 20-35%, но избавляют от головной боли с персоналом. Для многих заведений это выгоднее.

Банкеты и мероприятия

Если банкеты случаются раз в месяц, нет смысла держать дополнительных официантов постоянно. Проще привлекать временный персонал через агентства.

Снижение текучки кадров

Каждый уволившийся сотрудник — это потерянные деньги. Поиск, собеседования, обучение, низкая производительность в первые недели. По разным оценкам, замена одного работника обходится в 30-50% его годовой зарплаты.

Почему люди уходят из общепита

• Низкая зарплата. Если платите меньше рынка, люди найдут лучше.
• Нестабильный график. Невозможно планировать жизнь, когда смены меняются каждую неделю.
• Отсутствие роста. Официант понимает, что останется официантом навсегда.
• Плохая атмосфера. Конфликты с руководством или коллегами.
• Тяжёлые условия. Постоянный стресс, переработки без компенсации.

Как удержать хороших сотрудников

Платите честно. Не обязательно больше всех, но на уровне рынка. И вовремя. Задержка зарплаты — первый шаг к увольнению.

Давайте стабильность. Публикуйте график на месяц вперёд. Учитывайте пожелания по выходным. Предупреждайте об изменениях заранее.

Показывайте перспективу. Официант может стать старшим официантом, потом администратором. Повар — су-шефом. Если человек видит путь развития, он остаётся.

Хвалите за хорошую работу. Звучит банально, но работает. Публичная похвала, небольшие бонусы, признание заслуг — это бесплатно, но ценно для людей.

Обучение и универсальность

Чем больше умеет каждый сотрудник, тем меньше людей нужно в целом.

Кросс-функциональность

Официант, который умеет работать на баре, может подменить бармена в спокойные часы. Повар, который умеет принимать товар, не требует отдельного кладовщика. Администратор, который может встать на кассу, закрывает дыру в расписании.

Это не значит «один человек делает всё». Это значит «каждый может помочь в соседней зоне при необходимости».

Инвестиции в обучение

Обученный сотрудник работает быстрее и делает меньше ошибок. Вложения в обучение окупаются через:

• Меньше брака и списаний на кухне
• Быстрее обслуживание — выше оборачиваемость
• Лучше продажи — выше средний чек
• Меньше конфликтов с гостями — лучше репутация

Контроль производительности

Нельзя оптимизировать то, что не измеряешь. Введите метрики эффективности персонала.

Выручка на сотрудника

Делите дневную выручку на количество людей в смене. Если в одну смену выручка на человека 15 000 рублей, а в другую — 8 000, разбирайтесь почему.

Средний чек по официантам

Один официант продаёт с чеком 1 200 рублей, другой — 900. Второй не предлагает дополнения, не работает с меню. Это повод для обучения, а не увольнения.

Скорость обслуживания

Время от заказа до подачи. Если один повар отдаёт за 12 минут, а другой за 20 — есть проблема в организации или навыках.

Автоматизация как инструмент оптимизации

Современные системы для ресторанов помогают сократить затраты на персонал несколькими способами.

Меньше рутины для официантов

Электронное меню позволяет гостям самим делать заказ. Официант не тратит время на запись и передачу на кухню. Он занимается сервисом: встречает, рекомендует, решает проблемы.

Автоматический учёт

Выручка, продажи по позициям, средний чек — всё считается само. Администратору не нужно сводить данные вручную. Это высвобождает 1-2 часа в день.

Контроль в реальном времени

Вы видите, что происходит в заведении, даже не находясь там. Сколько гостей, какая выручка, кто работает. Можно вовремя среагировать на проблемы.

Системы вроде Yupito включают все эти функции: электронное меню, кассу, учёт, аналитику. Стоимость — от 1 090 рублей в месяц. Это меньше, чем один день работы официанта, но экономит десятки часов ежемесячно.

Сколько можно сэкономить

Реалистичная цель — сократить ФОТ на 15-25% без потери качества сервиса. Для кафе с фондом оплаты труда 400 000 рублей это 60-100 тысяч экономии в месяц.

Откуда берётся экономия:

• Оптимизация графика — 10-15% ФОТ
• Автоматизация рутины — 5-10% ФОТ
• Аутсорсинг — 3-5% ФОТ
• Снижение текучки — сложно посчитать, но эффект есть

Главное — не экономить на качестве людей. Лучше иметь 5 сильных сотрудников, чем 8 слабых. Платить достойно тем, кто работает хорошо. И убирать рутину, чтобы люди занимались тем, что приносит ценность.