Онлайн-касса для общепита: требования 54-ФЗ в 2025 году

С 1 марта 2025 года вступили в силу серьёзные изменения в законе 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники. Для общепита появились особые правила, которых раньше не было. Штрафы выросли, контроль ужесточился.

В этой статье разберём, что требует закон от кафе и ресторанов, какие кассы подходят для общепита и как избежать проблем с налоговой.

Что изменилось с 1 марта 2025 года

Федеральный закон № 274-ФЗ от 08.08.2024 внёс поправки в закон о кассах. Для общепита это ключевые изменения:

Чек до оплаты

Теперь кафе и рестораны обязаны выдавать чек до того, как гость оплатит счёт. Раньше можно было сначала принять деньги, потом пробить чек. Теперь порядок строгий: гость просит счёт — вы печатаете чек — гость смотрит сумму — оплачивает.

Логика простая: это исключает ситуации, когда чек «забывают» пробить или пробивают на меньшую сумму.

Адрес расчётов должен совпадать

Касса должна работать по тому адресу, который указан в карточке регистрации. Если адрес расчётов отличается от адреса в карточке кассы, это считается нарушением. Даже если касса технически работает.

Это важно для сезонных заведений, летних веранд, выездного обслуживания. Если работаете по другому адресу, нужно перерегистрировать кассу или использовать отдельный аппарат.

Упрощённая регистрация

Зарегистрировать или перерегистрировать кассу теперь можно через личный кабинет оператора фискальных данных (ОФД). С 1 сентября 2025 года появится возможность сделать это через Госуслуги.

Сроки тоже сократились: вместо 10 рабочих дней теперь 5. При замене фискального накопителя больше не нужно подавать заявление в ФНС — достаточно отправить отчёт через ОФД.

Требования к качеству чеков

ФНС получила право устанавливать стандарты качества печати: размер шрифта, контрастность, читаемость. Если чек невозможно прочитать или отсканировать, это нарушение.

Штрафы за нарушения

Штрафы за работу без кассы или с нарушениями существенные. Вот актуальные суммы:

Расчёт без кассы

Если гостю не выдали чек (или касса вообще не использовалась):

• Для ИП: от 1/4 до 1/2 суммы расчёта, но не менее 10 000 рублей
• Для юрлиц: от 3/4 до полной суммы расчёта, но не менее 30 000 рублей

Пример: гость заплатил 5 000 рублей, чек не пробили. Штраф для ООО — от 3 750 до 5 000 рублей. Но поскольку минимум 30 000, заплатите 30 000.

Касса не соответствует требованиям

Если касса есть, но не соответствует закону (не в реестре, нет фискального накопителя, не передаёт данные в ОФД):

• Для ИП: 1 500 — 3 000 рублей
• Для юрлиц: 5 000 — 10 000 рублей

Адрес не совпадает

За работу кассы по адресу, отличному от указанного в регистрации:

• Для ИП: от 10 000 рублей
• Для юрлиц: от 30 000 рублей

Как избежать штрафа

Если допустили нарушение, есть способ избежать наказания. Нужно добровольно сообщить об этом в налоговую и сформировать чек коррекции. Это работает, если:

• Вы сообщили раньше, чем налоговая обнаружила нарушение
• Сформировали чек коррекции с указанием причины
• Предоставили документы, подтверждающие расчёт

Какую кассу выбрать для общепита

Для кафе и ресторана нужна касса, которая соответствует 54-ФЗ и подходит для специфики общепита. Основные требования:

• Входит в реестр ККТ (проверяется на сайте ФНС)
• Имеет фискальный накопитель
• Передаёт данные в ОФД
• Поддерживает работу с ЕГАИС (если продаёте алкоголь)
• Интегрируется с системой автоматизации ресторана

Популярные модели для общепита

АТОЛ — один из крупнейших производителей в России. Для кафе подходят модели:

• АТОЛ 30Ф+ — компактный фискальный регистратор для небольших заведений
• АТОЛ СТБ 5 — смарт-терминал со встроенным эквайрингом, удобен для кофеен и небольших кафе
• АТОЛ Jazz — сенсорный моноблок для ресторанов с высокой проходимостью

Эвотор — смарт-терминалы с магазином приложений. Для общепита:

• Эвотор 5i — компактный терминал для небольших кафе
• Эвотор 10 — с большим 10-дюймовым экраном, для ресторанов

Обе марки работают с ЕГАИС, поддерживают маркировку, интегрируются с популярными системами автоматизации.

Сколько стоит касса

Примерные цены на 2025 год:

• Фискальный регистратор (подключается к компьютеру): 15 000 — 25 000 рублей
• Смарт-терминал (автономное устройство): 20 000 — 40 000 рублей
• Фискальный накопитель на 36 месяцев: 10 000 — 12 000 рублей
• ОФД (оператор фискальных данных): 3 000 — 4 000 рублей в год

Итого на старте: от 28 000 рублей за базовый комплект. Через 3 года нужно менять фискальный накопитель.

Как зарегистрировать кассу

После покупки кассу нужно зарегистрировать в ФНС. Пошаговая инструкция:

1. Заключите договор с ОФД. Выберите оператора из списка на сайте ФНС. Популярные: Платформа ОФД, Такском, СБИС.
2. Подайте заявление на регистрацию. Это можно сделать через личный кабинет налогоплательщика, через ОФД или с 1 сентября 2025 — через Госуслуги.
3. Дождитесь присвоения регистрационного номера. Теперь это занимает до 5 рабочих дней.
4. Введите регистрационный номер в кассу и сформируйте отчёт о регистрации.
5. Завершите регистрацию, отправив данные в ФНС через ОФД.

После этого касса готова к работе. Данные о каждом чеке будут автоматически передаваться в налоговую.

Касса и система автоматизации

Касса — это только печать чеков и передача данных в налоговую. Для управления рестораном нужна система автоматизации: приём заказов, отправка на кухню, учёт склада, отчёты.

Хорошая новость: современные системы интегрируются с кассами. Официант принимает заказ в приложении, заказ уходит на кухню, а при расчёте чек автоматически печатается на кассе. Не нужно ничего вбивать вручную.

При выборе системы автоматизации проверьте, с какими кассами она работает. Обычно это АТОЛ и Эвотор. Если у вас уже есть касса, убедитесь, что она поддерживается.

Итог

С 2025 года требования к кассам в общепите ужесточились. Главное изменение — чек нужно выдавать до оплаты, а не после. Штрафы за нарушения серьёзные: от 10 000 для ИП и от 30 000 для юрлиц.

Выбирая кассу, обращайте внимание на совместимость с системой автоматизации. Если касса не интегрирована с программой, персонал будет работать вдвое медленнее и чаще ошибаться.

Yupito интегрируется с кассами АТОЛ и Эвотор. Заказ из системы автоматически передаётся на кассу, чек печатается в один клик. Никакого ручного ввода, никаких расхождений. Если нужна помощь с настройкой кассы — напишите нам, поможем разобраться.