Прогноз продаж в ресторане: методы и инструменты

Понедельник. Шеф-повар закупил продукты на неделю, ориентируясь на прошлую загрузку. Но в среду случился корпоратив на 40 человек — продуктов не хватило. А в пятницу погода испортилась, гостей было вдвое меньше обычного — половина закупок ушла в списание.

Прогноз продаж в ресторане — это расчёт ожидаемого спроса на основе исторических данных, сезонности и внешних факторов. Точный прогноз позволяет закупать ровно столько продуктов, сколько нужно: без дефицита в пиковые дни и без излишков в спокойные.

По данным отраслевых исследований, автоматизированное прогнозирование снижает списания на 5-15% и оптимизирует себестоимость. Для ресторана со средними закупками 500 000 рублей в месяц это экономия 25-75 тысяч ежемесячно.

Зачем ресторану прогнозировать продажи

Прогноз — это не гадание на кофейной гуще. Это расчёт на основе данных, который помогает принимать решения.

Что даёт точный прогноз

• Оптимальные закупки. Вы покупаете столько продуктов, сколько реально продадите. Не больше, не меньше.
• Снижение списаний. Меньше просрочки, меньше порчи, меньше потерь.
• Контроль себестоимости. Когда закупки точные, затраты предсказуемы.
• Планирование персонала. Зная загрузку, можно оптимизировать смены.
• Управление запасами. Склад не забит неликвидом, но и дефицита нет.

Что происходит без прогноза

Закупщик ориентируется на интуицию: «В прошлую субботу было много гостей, закуплю побольше». Но в эту субботу дождь, футбол по телевизору и гостей вдвое меньше. Продукты портятся.

Или наоборот: «В будни обычно спокойно» — и вдруг случается мероприятие в соседнем бизнес-центре, гости идут на ланч, а кухня не готова.

Факторы, влияющие на продажи

Чтобы прогноз был точным, нужно учитывать все факторы, которые влияют на посещаемость и средний чек.

Внутренние факторы

• День недели. Пятница и суббота обычно загружены больше понедельника и вторника.
• Время суток. Ланч, ужин, поздний вечер — разная загрузка.
• Сезонность меню. Летом больше салатов и холодных напитков, зимой — супов и горячего.
• Акции и промо. Скидка на пиццу по вторникам увеличивает продажи пиццы.

Внешние факторы

• Погода. В дождь и холод люди реже выходят из дома. В хорошую погоду — наоборот.
• Праздники. 8 марта, Новый год, корпоративный сезон — пиковая загрузка.
• События рядом. Концерт, матч, конференция в соседнем здании — всплеск посетителей.
• Экономическая ситуация. В кризис средний чек падает, но частота визитов может расти (люди экономят на дорогих ресторанах).

Методы прогнозирования продаж

Есть несколько подходов — от простых ручных расчётов до автоматических систем с алгоритмами.

Метод 1: Среднее за прошлые периоды

Самый простой способ. Берёте выручку за последние 4 понедельника, считаете среднее — это ваш прогноз на следующий понедельник.

Формула: Прогноз = (Пн1 + Пн2 + Пн3 + Пн4) / 4

Плюсы: Просто, понятно, можно считать в Excel или даже на бумаге.

Минусы: Не учитывает тренды, сезонность, внешние факторы. Если бизнес растёт на 10% в месяц, среднее будет занижено.

Метод 2: Скользящее среднее с трендом

Учитываете не только среднее, но и динамику: растут продажи или падают.

Формула: Прогноз = Среднее + (Тренд × Период)

Тренд рассчитывается как средний прирост между периодами. Если за последние 4 недели выручка росла на 5% еженедельно, добавляете этот прирост к прогнозу.

Метод 3: Сезонные коэффициенты

Анализируете, как продажи менялись в прошлом году в этот же период. Выводите сезонный коэффициент.

Пример: В феврале 2025 года выручка была на 15% ниже среднегодовой. Коэффициент февраля = 0.85. Прогноз на февраль 2026 = Среднемесячная выручка × 0.85.

Метод 4: Автоматическое прогнозирование

Современные системы автоматизации анализируют все доступные данные: историю продаж, день недели, время года, погоду, праздники. На основе этого строят прогноз с точностью до 85-90%.

Алгоритм учитывает:

• Продажи каждого блюда за прошлые периоды
• Зависимость от дня недели и часа
• Сезонные колебания
• Внешние факторы (погода, события)
• Текущие тренды роста или падения

Прогноз продаж для планирования закупок

Прогноз выручки — это хорошо. Но для закупок нужен прогноз в натуральном выражении: сколько порций каждого блюда будет продано.

Как перевести выручку в порции

1. Возьмите структуру продаж. За прошлый период посмотрите, какой процент выручки приходится на каждую категорию: салаты 15%, супы 8%, горячее 45%, десерты 12%, напитки 20%.
2. Разбейте прогноз по категориям. Если прогноз выручки на день — 100 000 рублей, на горячее придётся 45 000 рублей.
3. Переведите в порции. Средний чек по горячему — 600 рублей. Значит, продадите примерно 75 порций.
4. Учтите структуру внутри категории. Из горячего 40% — стейки, 30% — паста, 30% — рыба. Значит, стейков — 30 порций, пасты — 22, рыбы — 23.

От порций к закупкам

Когда вы знаете, сколько порций каждого блюда продадите, можно рассчитать потребность в продуктах.

Пример: Прогноз на неделю — 200 стейков рибай. Вес порции — 300 граммов. Отходы при разделке — 15%. Потребность в мясе: 200 × 300 г / 0.85 = 70.6 кг. Округляем вверх — 72 кг.

Как учитывать неопределённость

Прогноз никогда не бывает точным на 100%. Всегда есть вероятность, что реальность отклонится от расчёта. Как с этим работать?

Страховой запас

Добавляйте к прогнозу буфер — обычно 5-10%. Если прогноз говорит «100 порций», закупайте на 105-110.

Размер буфера зависит от:

• Стоимости дефицита. Если блюдо — хит продаж, лучше перестраховаться.
• Срока хранения. Скоропортящееся — меньше буфер. Заморозка — больше.
• Точности прогноза. Если система ошибается на 20%, буфер нужен больше.

Сценарный анализ

Делайте три прогноза: оптимистичный, базовый, пессимистичный.

• Оптимистичный: Всё хорошо, погода отличная, гостей много. +20% к базе.
• Базовый: Обычный день, средние показатели.
• Пессимистичный: Дождь, рабочий день, мало гостей. -20% от базы.

Закупайте на базовый сценарий с небольшим буфером. Но держите в голове, что реальность может быть ближе к краям.

Мониторинг и корректировка

Прогноз — не догма. Если утром понедельника видите, что гостей меньше обычного, скорректируйте заготовки на обед. Если к пятнице брони растут, увеличьте закупку на выходные.

Инструменты для прогнозирования

От таблиц Excel до умных систем с алгоритмами — выбор зависит от размера бизнеса и объёма данных.

Excel и Google Sheets

Подходит для небольших кафе с простым меню. Вы сами заносите данные, строите формулы, получаете прогноз.

Плюсы: Бесплатно, гибко настраивается.

Минусы: Ручной ввод данных, легко ошибиться, не учитывает внешние факторы автоматически.

Специализированные системы

Системы автоматизации ресторанов собирают данные о продажах автоматически. На их основе строят прогнозы и рекомендации по закупкам.

Что умеют современные системы:

• Автоматический сбор данных о продажах
• Анализ истории по дням, часам, сезонам
• Учёт внешних факторов (праздники, погода)
• Прогноз по каждому блюду
• Рекомендации по закупкам в натуральном выражении

Отчёты и дашборды

Хороший инструмент не просто считает прогноз, но и показывает его наглядно. Графики продаж, отклонения от плана, рекомендации — всё в одном месте.

Важные метрики для контроля:

• Точность прогноза. Насколько реальные продажи совпали с прогнозом.
• Процент списаний. Сколько закупленного ушло в отходы.
• Дефицит. Сколько раз заканчивались позиции.

Как внедрить систему прогнозирования

Переход от интуитивных закупок к прогнозу на основе данных занимает 2-4 недели.

Этап 1: Сбор исторических данных (1 неделя)

Вам нужна статистика продаж минимум за 2-3 месяца, а лучше за год. Если данные есть в кассовой системе — выгрузите их. Если нет — начните собирать.

Что собирать:

• Выручка по дням
• Количество проданных порций по каждому блюду
• Средний чек
• Количество гостей

Этап 2: Анализ закономерностей (1 неделя)

Изучите данные. Найдите паттерны:

• Какие дни недели самые загруженные?
• Есть ли сезонность по месяцам?
• Как продажи зависят от погоды?
• Какие блюда — лидеры, какие — аутсайдеры?

Этап 3: Выбор метода прогнозирования

Для начала достаточно простого метода — среднее за прошлые периоды с учётом дня недели. Потом можно усложнять: добавить сезонность, тренды, внешние факторы.

Этап 4: Тестирование и калибровка (1-2 недели)

Сделайте прогноз на неделю. Сравните с реальностью. Оцените точность. Если ошибка больше 15-20%, корректируйте метод.

Типичные ошибки прогнозирования

Ошибка 1: Игнорирование внешних факторов

Прогноз на пятницу 8 марта не должен равняться обычной пятнице. Праздники, погода, события — всё влияет.

Решение: Ведите календарь событий. Корректируйте прогноз вручную или используйте систему, которая учитывает факторы автоматически.

Ошибка 2: Слишком короткая история

Прогноз на основе двух недель данных будет неточным. Нужен минимум квартал, а лучше год, чтобы учесть сезонность.

Решение: Накапливайте данные. Чем больше история, тем точнее прогноз.

Ошибка 3: Прогноз «в среднем»

Средняя выручка за неделю — 700 000 рублей. Но понедельник приносит 70 000, а суббота — 150 000. Прогноз «100 000 в день» не работает.

Решение: Прогнозируйте по дням недели отдельно. Учитывайте неравномерность.

Ошибка 4: Не пересматривать прогноз

Один раз настроили и забыли. Но бизнес меняется: открылся конкурент, изменилось меню, сменилась аудитория.

Решение: Ежемесячно проверяйте точность прогноза. Если ошибка растёт, пересмотрите модель.

Какое решение выбрать

Для небольшого кафе на 30-50 посадок достаточно Excel-таблицы и опыта закупщика. Главное — начать собирать данные и анализировать их.

Для ресторанов от 50 посадок или с интенсивным потоком гостей имеет смысл использовать систему с автоматическим прогнозированием. Она экономит время и снижает ошибки человеческого фактора.

Системы вроде Yupito собирают данные о продажах автоматически и строят прогноз с точностью до 87%. На основе прогноза формируются рекомендации по закупкам: система говорит, сколько каких продуктов купить на следующую неделю. Стоимость — от 1 090 рублей в месяц.

Независимо от инструмента, главное — перейти от интуиции к данным. Когда закупки основаны на прогнозе продаж, а не на ощущениях, списания падают, а прибыль растёт.