Складской учет в общепите: 8 типичных ошибок, которые съедают прибыль

Складской учет в общепите для многих рестораторов становится больной темой. Продукты списываются непонятно куда, фактические остатки не сходятся с данными системы, а себестоимость блюд растет быстрее, чем выручка.

По статистике, до 30% потерь в ресторанах происходят именно из-за ошибок учета, а не из-за воровства. Это хорошая новость: системные проблемы можно исправить без увольнений и скандалов.

Разберем восемь типичных ошибок и способы их устранения.

Ошибка 1: Техкарты без учета потерь при обработке

Это самая распространенная ошибка, которая искажает всю картину учета. В технологической карте указывают вес продуктов «брутто», но забывают про потери при обработке.

Что происходит на практике: в техкарте на салат указано 200 г шампиньонов. Повар берет 200 г со склада, обжаривает, и на выходе получает 100 г. Система списывает 200 г, но в блюде физически 100 г. Через месяц образуется огромная недостача грибов, хотя никто их не крал.

Как исправить: в каждой техкарте указывайте два веса: брутто (сколько берем со склада) и нетто (сколько попадает в блюдо после обработки). Процент потерь определите экспериментально для вашего заведения.

Ошибка 2: Инвентаризация раз в квартал

Многие владельцы считают инвентаризацию формальностью и проводят ее раз в три месяца. За это время накапливаются такие расхождения, что разобраться в причинах уже невозможно.

Оптимальная частота инвентаризации:

• Ежедневно — дорогие позиции: мясо, рыба, алкоголь
• Еженедельно — скоропортящиеся продукты: молочка, овощи, зелень
• Ежемесячно — полная инвентаризация всего склада

При таком подходе расхождения выявляются сразу, пока можно установить причину и принять меры.

Ошибка 3: Все списания в одну статью

Типичная ситуация: бухгалтер создает одну статью «Списание» и проводит через нее всё подряд. Брак повара, порча продуктов, проработка нового меню, питание сотрудников — все в одну кучу.

Результат: собственник видит в отчете огромную сумму списаний, но не понимает, куда именно ушли деньги. Аналитика нулевая, принять управленческое решение невозможно.

Когда списания разделены по категориям, сразу видно, где проблема. Если растет «брак производства» — нужно работать с поварами. Если «порча продуктов» — пересмотреть объемы закупок или условия хранения.

Ошибка 4: Небрежная приемка товара

Сотрудник, который принимает товар, может безответственно выполнять свою работу: не проверять срок годности, не контролировать условия транспортировки, ставить тяжелые коробки на хрупкие продукты.

Частые проблемы при приемке:

• Не сверяют фактический вес с накладной
• Не проверяют срок годности
• Не контролируют температуру охлажденных продуктов
• Принимают товар с повреждениями упаковки
• Путают единицы измерения (кг вместо штук)

Как исправить: введите чек-лист приемки и назначьте материально ответственное лицо. Каждую поставку фиксируйте в системе сразу, а не в конце дня «по памяти».

Ошибка 5: Повара готовят не по техкартам

Техкарты составлены, внесены в систему, но повара их игнорируют. Кладут продукты «на глаз», используют заменители, меняют пропорции в зависимости от настроения.

Каждое отступление от техкарты — это искажение учета. Система списывает одно количество продуктов, а фактически уходит другое. К концу месяца накапливается существенная разница.

Решение: установите весы на каждой станции кухни. Внедрите контроль через экран повара, где отображаются точные навески. Привяжите мотивацию поваров к показателям food cost.

Ошибка 6: Ошибки в документах

Неверные единицы измерения в накладных, потерянные документы, несвоевременное внесение данных — все это искажает картину реальных остатков на складе.

Типичные ошибки:

• Поставщик указал 10 кг, а приняли 10 штук
• Накладную внесли через неделю после поставки
• Документ потеряли, товар оприходовали «примерно»
• Перепутали артикулы похожих товаров

Решение простое: вносите данные в систему в момент приемки, а не потом. Используйте сканер штрихкодов для исключения человеческого фактора.

Ошибка 7: Игнорирование маркировки

С 2025 года требования к учету маркированных товаров ужесточились. С 1 марта обязательный поэкземплярный учет введен для упакованной воды, с 1 июня — для молочной продукции.

Ошибки при работе с маркировкой:

• Несвоевременная передача данных в «Честный знак»
• Неправильное списание кодов при вскрытии упаковки
• Ошибки в формате файлов при обмене данными
• Продажа товара без сканирования кода

Подробнее о работе с маркировкой читайте в статье Честный знак в общепите: что нужно знать.

Ошибка 8: Учет в Excel или «на бумаге»

Некоторые заведения до сих пор ведут учет в таблицах Excel или вообще в тетрадке. При небольшом количестве позиций это еще работает, но при росте бизнеса превращается в хаос.

Проблемы ручного учета:

• Данные вносятся с задержкой или забываются
• Нет связи между продажами и списанием
• Невозможно отследить историю операций
• Легко допустить ошибку или подделать данные
• Нет автоматических уведомлений об остатках

Современные системы автоматизации решают эти проблемы: продажа блюда автоматически списывает ингредиенты по техкарте, система предупреждает о заканчивающихся продуктах, все операции фиксируются с указанием времени и ответственного.

Как выстроить правильный складской учет

Грамотный учет строится на трех принципах:

1. Точные техкарты

Каждое блюдо должно иметь техкарту с указанием веса брутто и нетто, процента потерь при обработке, себестоимости. Техкарты нужно регулярно пересматривать при изменении цен на продукты.

2. Регулярная инвентаризация

Дорогие позиции — ежедневно, скоропорт — еженедельно, полный склад — ежемесячно. Расхождения анализируйте сразу, пока можно найти причину.

3. Автоматизация процессов

Система должна автоматически списывать продукты при продаже, формировать отчеты, предупреждать о критических остатках. Человеческий фактор нужно минимизировать.

Как Yupito помогает избежать этих ошибок

В системе Yupito складской учет интегрирован с кассой и кухней:

• Автоматическое списание — при продаже блюда ингредиенты списываются по техкарте без участия человека
• Техкарты с потерями — система учитывает процент отхода при обработке каждого продукта
• Раздельные статьи списания — порча, брак, проработки, питание персонала отображаются отдельно в отчетах
• Уведомления об остатках — система предупреждает, когда продукт заканчивается
• Интеграция с Честным знаком — автоматическая передача данных о маркированных товарах
• Food cost в реальном времени — видите себестоимость каждого блюда и общий показатель

По данным наших клиентов, после внедрения системы учета списания снижаются на 30-50%, а расхождения при инвентаризации практически исчезают.

Если вы отметили меньше шести пунктов, ваш склад, скорее всего, теряет деньги. Начните с внедрения автоматизации — это решает большинство проблем.