В заведении средней загрузки стоп-лист меняется 5-10 раз за смену. Закончилось молоко для капучино, вечером не хватило лосося, поставщик не привёз зелень. Каждое изменение нужно донести до всей команды мгновенно. Бумажки на кухне и крики «Стоп на морепродукты!» работают плохо.
Стоп-лист в ресторане должен обновляться автоматически. Закончился ингредиент на складе, система сама убрала блюдо из меню. Официант видит актуальную информацию на планшете, гость не заказывает недоступное.
Разберём, как организовать автоматическое управление стоп-листом и какие инструменты для этого нужны.
Что такое стоп-лист и зачем он нужен
Определение
Стоп-лист — это перечень блюд, которые временно недоступны к продаже. Причины попадания в стоп-лист:
- Закончился один или несколько ингредиентов
- Сезонное блюдо вне сезона
- Оборудование для приготовления сломалось
- Поставщик не привёз продукт
- Продукт испортился
Последствия плохого управления
Когда гость заказывает блюдо из стоп-листа, возникает цепочка проблем:
- Официант принимает заказ, не зная о стопе
- Заказ уходит на кухню
- Повар сообщает, что блюда нет
- Официант возвращается к гостю с извинениями
- Гость выбирает другое блюдо, раздражён
- Время ожидания увеличилось
Если блюдо было заказано через доставку, ситуация хуже. Курьер уже приехал, а заказ неполный. Отмена, штраф от агрегатора, потерянный клиент.
Статистика: рестораны с автоматическим стоп-листом снижают количество отмен заказов на 70-80%. Это напрямую влияет на выручку и рейтинг в агрегаторах.
Ручное управление стоп-листом
Как это работает обычно
Традиционный способ: повар или су-шеф кричит на кухне «Стоп на котлеты!». Менеджер записывает на доску или в чат. Официанты должны посмотреть доску перед приёмом заказа.
Проблемы:
- Не все услышали или прочитали
- Информация устарела: блюдо вернулось, а стоп остался
- При смене персонала информация теряется
- Доставка не знает про изменения в зале
Улучшенный ручной способ
Некоторые заведения используют мессенджеры: отдельный чат для стоп-листа. Повар пишет «Стоп: салат Цезарь», официанты видят уведомление.
Это лучше, но всё равно ненадёжно:
- Телефон разрядился или на беззвучном
- Уведомление затерялось среди других
- Забыли написать «снят со стопа»
Автоматический стоп-лист
Принцип работы
Автоматический стоп-лист связан с учётом остатков. Система знает, сколько каждого ингредиента на складе. У каждого блюда есть техкарта с составом. При продаже ингредиенты списываются.
Когда остаток ингредиента падает до нуля или до минимального порога, все блюда с этим ингредиентом автоматически уходят в стоп-лист.
Пример
В техкарте бургера указано: булка, котлета, сыр, помидор, соус. На складе осталось 3 булки. После продажи 3 бургеров остаток булок обнуляется. Система автоматически ставит в стоп все блюда с булкой: бургер классический, бургер с беконом, чизбургер.
Официанты видят изменение мгновенно. В меню на планшете эти позиции отмечены как недоступные или скрыты.
Преимущества
- Мгновенное обновление. Секунды вместо минут
- Все видят одно и то же. Официанты, кассиры, доставка
- Нет человеческого фактора. Система не забудет сообщить
- История изменений. Видно, когда и почему блюдо попало в стоп
Сравнение подходов
| Критерий | Ручной | Автоматический |
|---|---|---|
| Скорость обновления | 1-5 минут | Мгновенно |
| Охват персонала | 50-80% | 100% |
| Синхронизация с доставкой | Ручная | Автоматическая |
| Риск ошибки | Высокий | Минимальный |
Настройка автоматического стоп-листа
Шаг 1: Создание техкарт
Для каждого блюда нужна техкарта с составом ингредиентов и их количеством. Без техкарт система не знает, какие продукты нужны для блюда.
Пример техкарты капучино:
- Кофе молотый: 18 грамм
- Молоко: 150 мл
Если молоко на нуле, капучино уходит в стоп.
Шаг 2: Настройка минимальных остатков
Ставить блюдо в стоп только при нулевом остатке рискованно. Пока система обновится, успеет пройти заказ. Лучше использовать минимальный порог.
Пример: минимальный остаток молока — 500 мл. При достижении этой отметки капучино уходит в стоп. Оставшееся молоко — буфер на случай задержки с закупкой.
Шаг 3: Настройка уведомлений
Система должна оповещать о добавлении блюда в стоп-лист:
- Уведомление на терминалы официантов
- Сообщение менеджеру
- Отметка в меню кассы
Шаг 4: Интеграция с доставкой
Если работаете с агрегаторами, стоп-лист должен синхронизироваться с Яндекс.Едой и Delivery Club. Обычно это происходит автоматически каждые 10 минут.
Шаг 5: Обучение персонала
Объясните команде, как работает автоматический стоп-лист:
- Где смотреть актуальный стоп-лист
- Как добавить позицию вручную (если нужно)
- Что делать при расхождениях
Важно: автоматический стоп-лист работает корректно только при актуальных остатках. Если учёт ведётся неточно, блюда будут уходить в стоп преждевременно или, наоборот, оставаться доступными при пустом складе.
Два типа стоп-листа
Запрещённые блюда
Позиции, которые полностью недоступны к продаже. Исчезают из меню, официант не может их добавить в заказ даже принудительно.
Используется когда:
- Ингредиент полностью закончился
- Блюдо снято с меню навсегда
- Оборудование сломано на весь день
Ограниченные блюда
Позиции с ограниченным количеством порций. Отображаются в меню с пометкой «осталось 5 порций». При достижении нуля переходят в запрещённые.
Используется когда:
- Есть остаток, но небольшой
- Нужно контролировать продажи особых блюд
- Работаете с лимитированными позициями
KPI по стоп-листу
Стоп-лист — индикатор работы закупок и управления запасами. Отслеживайте:
Количество позиций в стоп-листе
Среднее число блюд в стопе за день или неделю. Норма зависит от формата, но стремитесь к минимуму. Каждое блюдо в стопе — потенциально потерянная продажа.
Время нахождения в стопе
Сколько часов блюдо недоступно. Долгий стоп говорит о проблемах с закупками или планированием.
Причины попадания в стоп
Анализируйте, почему блюда уходят в стоп:
- Поставщик подвёл — искать альтернативу
- Неправильный прогноз — улучшить планирование
- Порча — проверить условия хранения
Метрики стоп-листа
| Показатель | Хорошо | Требует внимания |
|---|---|---|
| Позиций в стопе (среднее) | 0-2 | 5+ |
| Время в стопе | До 2 часов | Более 6 часов |
| Отмен из-за стопа | Менее 1% | Более 3% |
Чек-лист управления стоп-листом
Что проверить
- Созданы техкарты для всех блюд
- Настроены минимальные остатки ингредиентов
- Уведомления приходят на терминалы официантов
- Стоп-лист синхронизируется с агрегаторами
- Персонал знает, где смотреть актуальный стоп
- Учёт остатков ведётся корректно
- Есть возможность ручного добавления в стоп
- Ведётся статистика по стоп-листу
Автоматический стоп-лист в Yupito
Система Yupito поддерживает автоматическое управление стоп-листом на основе остатков. Как только ингредиент заканчивается, все связанные блюда становятся недоступными.
Что включено:
- Связь с техкартами. Блюдо уходит в стоп при нехватке любого ингредиента
- Мгновенные уведомления. Официанты видят изменения на планшете
- Синхронизация с доставкой. Яндекс.Еда, Delivery Club обновляются автоматически
- Ручное управление. Можно добавить позицию в стоп вручную при необходимости
- Отчёты. Статистика по стоп-листу за любой период
Стоимость от 1 090 рублей в месяц включает модуль учёта склада с автоматическим стоп-листом. Дополнительная плата не взимается.
Подключение бесплатное за 24 часа. Демо-доступ позволяет протестировать функционал до принятия решения.
Автоматизируйте стоп-лист
Связь с остатками, уведомления, синхронизация с доставкой. От 1 090 руб/мес.
Получить демо