Учет продуктов в ресторане: пошаговое руководство

Знаете ли вы реальную себестоимость каждого блюда в своём меню? Сколько продуктов списываете в месяц? Где теряете деньги: на кухне, на складе, при приёмке?

Большинство рестораторов отвечают примерно так: «Ну, где-то около...» или «Надо посмотреть». Это значит, что учёт продуктов либо не ведётся, либо ведётся формально.

В этой статье разберём, как выстроить систему учёта, которая реально работает. Без сложных бухгалтерских терминов, с конкретными примерами.

Зачем нужен учет продуктов

Продукты в ресторане — это деньги. Они лежат на складе, перемещаются на кухню, превращаются в блюда, иногда портятся или исчезают. Без учёта вы не знаете, сколько денег заморожено в запасах и сколько утекает в никуда.

Что даёт нормальный учёт:

• Контроль себестоимости. Вы точно знаете, сколько стоит приготовить каждое блюдо. Можете адекватно ставить цены.
• Снижение списаний. Видите, что портится чаще всего. Корректируете закупки.
• Выявление воровства. Расхождения между расчётным и фактическим остатком сразу бросаются в глаза.
• Планирование закупок. Понимаете, когда и сколько заказывать. Не замораживаете деньги в лишних запасах.
• Анализ прибыльности. Какие блюда приносят деньги, а какие работают в минус.

Четыре компонента учёта

Учёт продуктов в общепите состоит из четырёх частей. Каждая важна.

1. Приёмка товара

Всё начинается с приёмки. Поставщик привёз продукты — их нужно принять правильно.

Что проверять:

• Количество соответствует накладной
• Качество: внешний вид, сроки годности, температура (для скоропорта)
• Цены в накладной соответствуют договору
• Маркировка (для молочки, воды, пива)

Принятый товар сразу вносится в систему учёта. Если ведёте на бумаге — в журнал приёмки. Если в программе — создаёте приходную накладную.

2. Хранение на складе

После приёмки продукты попадают на склад (или сразу на кухню). Задача — знать, что где лежит и сколько этого осталось.

Принципы хранения:

• FIFO (первый пришёл — первый ушёл). Используем сначала то, что поступило раньше. Иначе продукты будут портиться.
• Разделение по зонам. Сухие продукты отдельно, охлаждённые отдельно, заморозка отдельно.
• Маркировка. На каждой упаковке — дата поступления или вскрытия.

В системе учёта склад отражается в виде остатков. В любой момент вы должны видеть: сколько муки, сколько курицы, сколько масла.

3. Списание в производство

Продукты со склада уходят на кухню и превращаются в блюда. Это списание в производство.

Есть два подхода:

Списание по техкартам. Продали борщ — автоматически списались все ингредиенты по рецептуре. Это точный способ, но требует правильно составленных техкарт.

Списание по факту. В конце дня (или смены) повар отчитывается, сколько чего израсходовал. Менее точный способ, больше возможностей для злоупотреблений.

Для ресторана с нормальным оборотом нужен первый вариант. Иначе вы никогда не узнаете реальную себестоимость.

4. Инвентаризация

Инвентаризация — это сверка: сколько должно быть по документам и сколько есть на самом деле.

Даже при идеальном учёте будут расхождения. Естественная убыль, ошибки при взвешивании, неучтённые списания. Задача инвентаризации — найти эти расхождения и понять их причины.

Техкарты: основа учёта

Технологическая карта (техкарта) — это рецепт блюда с точными граммовками всех ингредиентов. Без техкарт невозможно посчитать себестоимость и невозможно автоматически списывать продукты.

Что должно быть в техкарте

• Название блюда
• Список ингредиентов с точным весом (в граммах)
• Выход готового блюда
• Описание процесса приготовления
• Процент потерь при обработке (для мяса, овощей)

Пример техкарты

Салат «Цезарь» с курицей

• Куриное филе — 120 г (сырое), выход после жарки — 100 г
• Салат романо — 80 г
• Сыр пармезан — 20 г
• Сухарики — 30 г
• Соус «Цезарь» — 40 г
• Масло для жарки — 10 г

Выход готового блюда: 280 г

Расчёт себестоимости по техкарте

Когда у вас есть техкарта и актуальные цены на продукты, себестоимость считается автоматически.

Допустим:

• Куриное филе — 450 руб/кг → 120 г = 54 руб
• Салат романо — 800 руб/кг → 80 г = 64 руб
• Пармезан — 2500 руб/кг → 20 г = 50 руб
• Сухарики — 300 руб/кг → 30 г = 9 руб
• Соус — 600 руб/кг → 40 г = 24 руб
• Масло — 200 руб/л → 10 г = 2 руб

Себестоимость порции: 203 рубля

Если продаёте салат за 590 рублей, ваш фудкост — 34%. Это нормально для ресторана.

Что такое фудкост и какой он должен быть

Фудкост (food cost) — это доля себестоимости продуктов в цене блюда. Чем ниже фудкост, тем больше маржа.

Ориентиры по фудкосту:

• Рестораны: 25-30%
• Кафе: 28-35%
• Кофейни: 15-25% (на напитки)
• Фастфуд: 30-35%

Это средние значения. На дорогие позиции (стейки, морепродукты) фудкост может быть 40-50%. На напитки и гарниры — 15-20%. Важен средний показатель по всему меню.

Как проводить инвентаризацию

Инвентаризация нужна минимум раз в месяц. Лучше — раз в неделю для скоропортящихся продуктов и алкоголя.

Подготовка

1. Назначьте дату и время. Лучше — после закрытия или до открытия.
2. Внесите в систему все накладные (приход и расход).
3. Проведите все списания, которые ещё не оформлены.
4. Подготовьте инвентаризационные ведомости (распечатайте из программы или сделайте в Excel).

Проведение

1. Пересчитайте всё, что есть на складе, кухне, в баре.
2. Взвешивайте то, что считается по весу. Не прикидывайте на глаз.
3. Открытые упаковки учитывайте отдельно (например, открытая бутылка вина — сколько осталось).
4. Записывайте фактические остатки в ведомость.

Анализ результатов

После подсчёта сравните факт с учётными данными. Будут три варианта:

• Сходится — идеально, но редко бывает.
• Недостача — фактически меньше, чем должно быть. Причины: воровство, неучтённые списания, ошибки в техкартах, естественная убыль.
• Излишек — фактически больше. Причины: не проведённый приход, ошибки при предыдущей инвентаризации, занижение порций.

Небольшие расхождения (до 2-3%) — норма. Если больше — ищите причину.

Типичные проблемы и как их решать

Проблема: большие списания

Причины: неправильное хранение, избыточные закупки, порча по срокам.

Решение: анализируйте, что именно списываете. Если один и тот же продукт портится регулярно — заказывайте меньше или чаще. Проверьте условия хранения.

Проблема: расхождения по мясу и рыбе

Причины: неправильно учтены потери при разделке и обработке.

Решение: проведите контрольные проработки. Взвесьте продукт до и после обработки. Скорректируйте проценты потерь в техкартах. Например, у куриного филе потери при жарке — около 20%. У картофеля при чистке — 25-30%.

Проблема: постоянные недостачи по алкоголю

Причины: недолив, воровство, неучтённые угощения.

Решение: инвентаризация бара — еженедельно. Установите нормы разлива (джиггеры). Камеры над баром. Строгий учёт угощений и списаний.

Проблема: себестоимость скачет от месяца к месяцу

Причины: меняются закупочные цены, разные поставщики, сезонность.

Решение: отслеживайте цены поставщиков. При изменении цены — сразу обновляйте в системе. Пересчитывайте себестоимость блюд хотя бы раз в месяц.

Ручной учёт vs автоматизация

Вести учёт можно в Excel или на бумаге. Но это работает только для очень маленьких заведений с простым меню.

Проблемы ручного учёта:

• Долго. На внесение данных уходят часы.
• Ошибки. Человек ошибается при вводе, копировании, расчётах.
• Нет связи с продажами. Вы не видите автоматического списания по техкартам.
• Устаревшие данные. Пока внесли — информация уже не актуальна.

Что даёт автоматизация:

• Списание продуктов при продаже блюда — автоматически
• Актуальные остатки — в любой момент
• Себестоимость пересчитывается при изменении цен
• Отчёты по фудкосту, списаниям, движению товаров
• Оповещения о заканчивающихся продуктах

С чего начать

Если сейчас учёт не ведётся или ведётся кое-как, вот план действий:

1. Проведите полную инвентаризацию. Это отправная точка. Без неё нет смысла начинать учёт.
2. Составьте список всех продуктов, которые закупаете. С актуальными ценами.
3. Создайте техкарты на все блюда из меню. Да, это займёт время. Но без этого никак.
4. Выберите систему учёта. Специализированная программа для общепита или модуль учёта в системе автоматизации.
5. Внедрите процедуры: как принимать товар, как фиксировать списания, когда проводить инвентаризацию.
6. Назначьте ответственных. Кто вносит приход, кто отвечает за склад, кто проводит инвентаризацию.

Первые 2-3 месяца будет тяжело. Данные будут расходиться, техкарты придётся корректировать, персонал будет сопротивляться. Это нормально. Через полгода система заработает и начнёт экономить ваши деньги.

Итог

Учёт продуктов — это не бухгалтерская формальность. Это инструмент управления бизнесом. С ним вы знаете реальную себестоимость, контролируете списания, видите воровство и принимаете решения на основе цифр, а не ощущений.

Начните с инвентаризации и техкарт. Выберите систему, которая автоматизирует рутину. И будьте готовы к тому, что первые месяцы потребуют усилий.

Если хотите систему, где учёт склада уже встроен и работает с первого дня — посмотрите демо Yupito. Техкарты, автоматическое списание, отчёты по фудкосту, оповещения о низких остатках. Настройка за один день.