Учет рабочего времени в ресторане: правила и автоматизация

Администратор кафе каждый месяц тратит два дня на составление табеля. Собирает записки, сверяет с журналом, исправляет ошибки. В итоге бухгалтерия получает документ с неточностями, а сотрудники жалуются на неправильный расчёт зарплаты.

Учет рабочего времени в общепите сложнее, чем в офисе. Сменный график, работа в ночное время, выходы в праздники. Трудовой кодекс требует всё это фиксировать и хранить. Ошибки грозят штрафами и конфликтами с персоналом.

При этом задача решаема. Нужно выбрать правильную систему учета и по возможности автоматизировать процесс. Тогда вместо двух дней на табель будет уходить полчаса.

Зачем вести учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени — обязательный документ. Его требует Трудовой кодекс (статья 91). Без табеля нельзя правильно начислить зарплату, оплатить переработки, рассчитать отпускные.

Требования закона

• Фиксация фактически отработанного времени. Не план, а реальные часы.
• Хранение документов. Табель хранится минимум 5 лет, при вредных условиях — 50 лет.
• Ознакомление сотрудников. Работник имеет право знать, сколько часов ему засчитали.

Практическая польза

Помимо требований закона, учет времени нужен для управления:

• Контроль ФОТ. Видите, сколько часов реально отработано, не переплачиваете.
• Планирование смен. Понимаете загрузку, оптимизируете график.
• Решение споров. При конфликтах есть документальное подтверждение.
• Анализ эффективности. Сравниваете выручку и отработанные часы.

Формы табеля учета рабочего времени

Законом утверждены две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Можно использовать свою форму, если она содержит обязательные реквизиты.

Форма Т-12

Расширенная форма для ручного заполнения. Включает два раздела: учет рабочего времени и расчет оплаты труда. Подходит, если бухгалтерия и кадры ведут табель вместе.

Форма Т-13

Упрощённая форма, только учет времени без расчёта зарплаты. Удобна для автоматизированных систем, когда расчёт делается в другой программе.

Способы заполнения

Сплошной метод. Отмечаете каждый день: явки, отсутствия, часы. Полная картина, но требует больше времени.

Метод отклонений. Заполняете только отклонения от нормы: опоздания, переработки, больничные. Быстрее, но менее наглядно.

Для ресторанов с нестандартным графиком лучше сплошной метод — слишком много отклонений от «нормы».

Сменный график в общепите

Большинство ресторанов работает по сменному графику. Это законно, но требует правильного оформления.

Что такое сменный график

Режим, при котором сотрудники работают по сменам, сменяя друг друга. Один официант работает с 10:00 до 22:00, следующий — с 22:00 до 10:00. Позволяет обеспечить работу заведения без перерывов.

Требования к сменному графику

• Продолжительность смены. Для обычных работников — не более 12 часов. Для отдельных категорий (несовершеннолетние, инвалиды) — меньше.
• Отдых между сменами. Минимум двойная продолжительность смены. После 12-часовой смены — 24 часа отдыха.
• Запрет двух смен подряд. Нельзя ставить сотрудника на две смены без перерыва (статья 103 ТК РФ).
• Ознакомление с графиком. За месяц до начала периода под подпись.

Популярные схемы смен

2/2. Два дня работаешь, два отдыхаешь. Смены по 12 часов. Подходит для ресторанов с длинным днём работы.

5/2. Классическая пятидневка, но с плавающими выходными. Смены по 8 часов. Для заведений с умеренной нагрузкой.

Скользящий график. Выходные каждую неделю в разные дни. Позволяет равномерно распределить нагрузку в выходные.

Суммированный учет рабочего времени

При сменном графике сложно соблюдать стандартную 40-часовую неделю. В одну неделю получается 48 часов, в другую — 32. Для таких случаев существует суммированный учет.

Как работает суммированный учет

Вместо недельной нормы считается норма за учетный период: месяц, квартал или год. Главное — по итогам периода не превысить установленное количество часов.

Например, норма на январь 2026 года — 136 часов (17 рабочих дней по 8 часов). Официант может отработать в первую неделю 50 часов, во вторую — 30, в третью — 36, в четвёртую — 20. Итого 136 часов — норма соблюдена.

Когда применять

Суммированный учет обязателен при сменном графике, если нельзя соблюдать стандартную продолжительность рабочего дня или недели (статья 104 ТК РФ). То есть практически для всех ресторанов.

Как оформить

1. Закрепить суммированный учет в правилах внутреннего трудового распорядка.
2. Указать учетный период (месяц, квартал, год).
3. Прописать в трудовых договорах сотрудников.

Ночные часы и праздники

В ресторанном бизнесе часто приходится работать ночью и в праздники. Это оплачивается по-особому.

Ночное время

Ночными считаются часы с 22:00 до 6:00. За каждый ночной час положена доплата минимум 20% от часовой ставки (статья 154 ТК РФ). Многие рестораны платят 40-50% для привлечения сотрудников на ночные смены.

Работа в выходные и праздники

Оплачивается минимум в двойном размере. Или сотрудник может выбрать отгул — тогда день оплачивается в одинарном размере, а отгул предоставляется позже.

Праздничные дни в 2026 году: 1-8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября. Работа в эти дни обязательно отмечается в табеле кодом РВ.

Сверхурочные

Работа сверх установленной продолжительности смены. Первые два часа оплачиваются в полуторном размере, последующие — в двойном. Сверхурочные нельзя планировать заранее — они возникают по производственной необходимости.

Проблемы ручного учета

Многие рестораны до сих пор ведут учет в Excel или на бумаге. Это создаёт проблемы.

Ошибки при заполнении

Администратор забыл отметить выход, перепутал даты, неправильно посчитал ночные часы. В конце месяца приходится сверять, исправлять, пересчитывать. Сотрудники недовольны, бухгалтерия в стрессе.

Потеря времени

На составление табеля для 15-20 сотрудников уходит 1-2 рабочих дня ежемесячно. Это время можно потратить на управление заведением.

Махинации персонала

При ручном учете легко «приписать» лишние часы или скрыть ранний уход. Один сотрудник отмечает другого, кто ещё не пришёл. Проверить сложно.

Отсутствие аналитики

Сколько часов отработала кухня в этом месяце? Как изменилась загрузка персонала по сравнению с прошлым годом? При ручном учете на такие вопросы ответить трудно.

Автоматизация учета рабочего времени

Современные системы для ресторанов умеют вести учет времени автоматически.

Учет по открытию смены

Официант приходит на работу, открывает смену в системе (вводит PIN-код или сканирует карту). Система фиксирует время начала. При закрытии смены — время окончания. Никаких записок и журналов.

Автоматический табель

В конце месяца система формирует готовый табель на основе данных о сменах. Ночные часы, переработки, выходные дни — всё подсчитано автоматически. Администратор только проверяет и подписывает.

Интеграция с бухгалтерией

Данные о рабочем времени выгружаются в 1С или другую бухгалтерскую программу. Зарплата рассчитывается автоматически с учетом всех надбавок.

Контроль в реальном времени

Руководитель видит, кто сейчас на смене, кто опоздал, кто ушёл раньше. Не нужно ждать конца месяца, чтобы обнаружить проблемы.

Системы автоматизации вроде Yupito включают модуль управления персоналом. Каждый сотрудник имеет свой PIN-код для входа в систему. При открытии и закрытии смены время фиксируется автоматически. В личном кабинете руководителя — полная статистика по каждому работнику.

Как внедрить систему учета

Шаг 1: Определите режим работы

Какой график у вашего заведения? Сменный, пятидневка, скользящий? Зафиксируйте в правилах внутреннего трудового распорядка.

Шаг 2: Выберите учетный период

Для суммированного учета — месяц, квартал или год. Месяц проще для расчётов, квартал даёт больше гибкости при планировании.

Шаг 3: Разработайте график смен

Составьте график на месяц вперёд. Ознакомьте сотрудников под подпись. Учтите пожелания по выходным, насколько возможно.

Шаг 4: Настройте систему учета

Если используете программу автоматизации — создайте профили сотрудников, настройте правила расчёта ночных и переработок. Если ручной учет — подготовьте шаблон табеля.

Шаг 5: Обучите персонал

Объясните, как отмечать начало и конец смены. Что делать при опоздании или раннем уходе. К кому обращаться при проблемах.

Шаг 6: Контролируйте регулярно

Не ждите конца месяца. Проверяйте данные еженедельно, чтобы вовремя выявлять отклонения.

Типичные нарушения и штрафы

Отсутствие табеля

Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц. При повторном нарушении — до 70 000 рублей.

Неправильный расчёт переработок

Если сотрудник недополучил оплату за сверхурочные, он может обратиться в трудовую инспекцию. Придётся доплатить плюс компенсация.

Нарушение режима отдыха

Две смены подряд без достаточного перерыва — нарушение статьи 103 ТК РФ. Штраф до 50 000 рублей.

Работа несовершеннолетних ночью

Сотрудникам до 18 лет запрещена работа с 22:00 до 6:00. Штраф до 50 000 рублей.

Сколько можно сэкономить

Правильный учет времени — это не только соблюдение закона, но и экономия.

• Исключение переплат. Когда каждый час фиксируется точно, вы не платите за «мёртвые» часы.
• Оптимизация графика. Видите реальную загрузку, не держите лишних людей в спокойные часы.
• Снижение текучки. Прозрачный учет повышает доверие персонала.
• Экономия времени администратора. 1-2 дня в месяц на другие задачи.

Для кафе с 15 сотрудниками автоматизация учета экономит 50-80 тысяч рублей в год на оптимизации ФОТ и времени администратора.